グループウェアとひとことで片付けても、実際どのように活用するのかは想像が難しいと思います。
　そこで、大きく三つのポイントに分けてグループウェアの活用方法についてご説明します。

　組織というのは、大きくなればなるほど個人が何を考え、どう思っているのかを把握することが難しくなってきます。

　特に社員と管理職、ひいては社長との間で意思の疎通が不明瞭になっていると、思わぬアクシデントが発生してしまうという事も考えられます。

　グループウェアは、ネットワークさえ繋がっていれば、いつでも社員全員がアクセス可能です。

　個人個人が意見を出し合える掲示板機能や、重要な出来事をすぐに社員全員に共有させる電子回覧板機能など、コミュニケーションの促進を図ることができます。

　社員同士の距離を一気に縮めることが、いとも簡単に実現可能なのです。

　「昨年の会議で使用した資料はどこにいった？」

　「このソフトウェアはどういう風に使えばよかったんだろう？」

　など、社内で共有すべき情報は多種多様で、一歩間違えばどこに何があるのかを把握することが出来なくなってしまう恐れがあります。

　こういった問題は、ファイル共有の仕組みや備品の管理を行う機能で解決することができます。

　必要な情報をネットワーク上に集約し、すぐに取り出せるよう工夫をこらした仕組みをグループウェアでは提供しています。

　会社組織ではチームやプロジェクトといった名称で、個人が様々な業務に関連していることがあります。

　このような場合に問題になるのは、各個人のスケジュールの調整についてです。

　Aというチームの会議が明日の12時に予定されているが、実はBというプロジェクトで行うプレゼンも明日の12時に予定されていたという、スケジュールの重複が起こってしまう事は確実に避けなくてはなりません。

　グループウェアではチームやプロジェクト毎にスケジュールを管理する仕組みが導入されており、誰でも自由に確認することができます。

　また、個人のスケジュール重複を回避する仕組みが導入されていることもあり、円滑にスケジュールが組めるという利点があります。